{"id":6267,"date":"2020-03-13T16:23:24","date_gmt":"2020-03-13T15:23:24","guid":{"rendered":"http:\/\/www.shincommunication.com\/?p=6267"},"modified":"2023-03-09T15:20:50","modified_gmt":"2023-03-09T14:20:50","slug":"dematerializzazione-e-firma-digitale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.shincommunication.com\/de\/dematerializzazione-e-firma-digitale\/","title":{"rendered":"Dematerializzazione e firma digitale"},"content":{"rendered":"

Le quattro carte giuste per fare poker: dematerializzazione, firma digitale, cloud e lavoro agile<\/em><\/p>\n

Sarebbe bello poter firmare un documento oppure ricevere un certificato che abbia valore legale, senza prendere appuntamento, permessi lavorativi, senza doversi recare in un ufficio, e fare la fila, ma potendo effettuare il tutto senza spostarsi utilizzando la propria e-mail?<\/p>\n

Nel 2020 la gran parte dei processi documentali \u00e8 ancora legata al mondo del cartaceo, della modulistica da compilare, da firmare, tutti i documenti e le dichiarazioni ufficiali sono cartacei, doppie copie se non triple, fogli e fogli da conservare: \u201cvirtuale\u201d \u00e8 ancora difficile da pronunciare. Il cartaceo fisico ha un peso e un volume: si tende a sfruttare l\u2019archivio fino all’ultimo centimetro, scaffali immensi, migliaia di raccoglitori e ogni volta per cercare l\u2019originale, specie se datato, ci vuole parecchio tempo. A questo c\u2019\u00e8 da aggiungere il processo di eliminazione dei documenti quando raggiungono il decimo anno di et\u00e0. Essere sicuri di aver archiviato tutto in modo perfetto per non perdere ancora pi\u00f9 tempo a cercare. Infine anche le conseguenze causate da possibili eventi catastrofici come un incendio, l\u2019allagamento di un archivio o peggio; quanti documenti verrebbero danneggiati, distrutti o definitivamente inutilizzabili? Non \u00e8 difficile capire come, nonostante siamo ampiamente entrati nell’era totalmente connessa, ci\u00f2 rappresenti un freno per poter rendere snello e fluido ogni processo che richieda la produzione di documenti. La situazione attuale \u00e8 pi\u00f9 o meno questa: molti aspetti che riguardano la digitalizzazione sono gi\u00e0 sviluppati e la maggior parte delle realt\u00e0 sono connesse. L\u2019aspetto riferito al documentale e alla sua gestione non \u00e8 ancora completamente allineato al concetto digitale e sarebbe auspicabile l\u2019adeguamento in breve tempo. Tutt’oggi il valore legale di un documento \u00e8 associato quasi esclusivamente al formato cartaceo, mentre quello in formato digitale non sempre lo \u00e8. I costi di gestione, carta e inchiostro, per un\u2019azienda che lavora sui documenti possono rappresentare cifre significative che mediamente superano i 10 mila euro annui. Viviamo in un paese molto burocratico la digitalizzazione dei documenti e delle dichiarazioni renderebbe molto pi\u00f9 rapido l\u2019ottenimento cos\u00ec come per le ricette mediche, e qualsiasi altra certificazione. Non stiamo parlando della modifica delle leggi, ma soltanto dei tempi di procedura.<\/p>\n

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Dematerializzare per fasi<\/strong><\/p>\n

La dematerializzazione \u00e8 un processo che va affrontato gradualmente, trasformando tutti i dati in proprio possesso da cartaceo a digitale per poi predisporre di un sistema di firma digitale. La fase successiva \u00e8 il sistema di gestione: valutare un cloud sia per un\u2019azienda che abbia pi\u00f9 sedi cos\u00ec come per una piccola realt\u00e0 deve sempre essere subordinato ad una rete protetta contro i data breach<\/a>, perch\u00e9 avere un cloud non significa essere sicuri al 100%. L\u2019interazione di questi fattori genera vantaggi: risparmio di tempo, contenimento dei costi, migliore rendimento e specialmente negli ultimi tempi, la possibilit\u00e0 di fare smart working<\/a>. Si sente sempre pi\u00f9 frequentemente la parola \u201cdematerializzazione\u201d che spesso \u00e8 legata all\u2019 \u201ceco sostenibilit\u00e0\u201d: il cambiamento delle dinamiche di gestione della documentazione inizia dall\u2019unione di queste due parole. Il processo di dematerializzazione \u00e8 gi\u00e0 stato intrapreso da molte aziende con conseguenti vantaggi come lo smart working che in questi ultimi tempi \u00e8 stato possibile e ha permesso la quasi continuit\u00e0 di lavoro. Se parliamo invece della pubblica amministrazione la situazione \u00e8 in moltissimi casi arretrata. Avere iter pi\u00f9 snelli e fluidi \u00e8 l\u2019obiettivo per rendere pi\u00f9 semplice e veloce l\u2019erogazione di documenti a tutto vantaggio del miglioramento del rapporto con il pubblico. \u00c8 auspicabile che anche le PA comprendano appieno l\u2019importanza di questo processo e lo inseriscano quanto prima nelle loro procedure, andando a definitivamente a svecchiare i sistemi e ridurre al massimo le lentezze burocratiche.<\/p>\n

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Ridurre i tempi \u00e8 possibile <\/strong><\/p>\n

Nel caso dovessimo siglare un compromesso per l\u2019acquisto di un immobile, con la firma digitale sar\u00e0 possibile farlo da casa senza quindi doversi recare con le copie dei documenti necessari in agenzia, permettendo quindi anche a quest\u2019ultima di risparmiare molto tempo. Mediamente, se con il vecchio sistema sarebbero state impiegate 3 ore, con il nuovo si pu\u00f2 stimare l\u2019impiego di circa un\u2019ora. Una volta terminata la prassi sia l\u2019utente che l\u2019azienda avrebbero le relative copie della documentazione legalmente valide ma senza il \u201cpeso ingombrante\u201d della burocrazia; non ci sar\u00e0 pi\u00f9 la preoccupazione di dover conservare documenti come fatto finora, poich\u00e9 saranno subito disponibili in formato digitale e conservabili con qualsiasi tipo di supporto digitale o cloud. L\u2019esempio pu\u00f2 essere tranquillamente trasposto anche ad altri ambiti come quello legale o finanziario, settori che per forza di cose hanno un flusso di lavoro burocratico e quindi con una richiesta di tempi di espletazione soventemente lunga. I vantaggi cos\u00ec ottenuti farebbero aumentare la soddisfazione del cliente dovuta al significativo risparmio di tempo e alla comodit\u00e0 di ottenimento di un qualsiasi documento. L\u2019azienda fornitrice del servizio otterr\u00e0 altrettanti benefici: utilizzare le proprie risorse per compiti di pi\u00f9 elevata importanza esonerandole da compiti ripetitivi e di basso valore contribuir\u00e0 a una migliore soddisfazione professionale, risparmio di tempo e costi di gestione pi\u00f9 contenuti; questi ultimi due fattori influiscono positivamente sui profitti.<\/p>\n

Molte sfaccettature e vantaggi pensando sostenibile<\/strong><\/p>\n

L\u2019industria dei servizi nel 2020 sta attraversando cambiamenti significativi; con la dematerializzazione e la firma elettronica si entra in una prospettiva differente. Attualmente le \u201ceccellenze\u201d italiane sono attente alla sostenibilit\u00e0, all’eliminazione delle spese non necessarie e non meno importante al benessere delle proprie risorse. Il concetto di sostenibilit\u00e0 \u00e8 un punto chiave per la riduzione dei costi come materiali ed energia ed una maggiore consapevolezza dell\u2019impatto che ogni realt\u00e0 ha a livello ambientale. Il processo \u201czero carta\u201d \u00e8 una sfida continua per tutte le aziende innovative poich\u00e9 abbraccia la filosofia della riduzione degli sprechi: nel costo di un foglio di carta non c\u2019\u00e8 solo la materia prima e la lavorazione, ma anche costi energetici usati per produrlo e per trasportarlo. Con la dematerializzazione l\u2019energia richiesta sarebbe nettamente inferiore grazie all’eliminazione di molti passaggi. La revisione dei flussi di lavoro deve essere parte integrante della dematerializzazione; i compiti semplici e ripetitivi verrebbero eliminati e con loro anche gli errori tipici della natura umana quando svolge una routine. Una risorsa pu\u00f2 quindi concentrarsi nella gestione<\/em> (e non pi\u00f9 produzione) del materiale: non pi\u00f9 fotocopie, archiviazione e pile di carta ma controllo, miglioramento del prodotto, responsabilit\u00e0 e attenzione nel contatto con il cliente.<\/p>\n

Come per l\u2019automazione di ultima generazione e l\u2019intelligenza artificiale<\/a> anche il nuovo approccio per la gestione documentale \u00e8 un punto di partenza per migliorare molto. La lentezza nei processi spesso \u00e8 causata da normative vetuste che impongono percorsi lunghi. Le nuove tecnologie non servono per aggirare le norme, ma per continuare ad osservarle migliorando la qualit\u00e0 del prodotto, riducendo i tempi di realizzo e generando valore.<\/p>\n<\/div>

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